Vorsorge für den Ernstfall

Geschäftsfähigkeit mit entsprechende Vertretungsregelungen sind besonders für Unternehmen relevant, bei denen es keine eigene Rechtsfähigkeit des Unternehmens losgelöst von Personen gibt, also vor allem Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer.
Die ersten Schritte zur Absicherung betreffen den privaten Bereich: Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung sollten selbstverständlich sein. Vorlagen und weitere Informationen gibt es unter anderem auf der Seite des Bundesministeriums der Justiz (BMJ). Wer sein Unternehmen für alle Fälle des eigenen Ausfalls, endgültig oder vorübergehend, absichern möchte, muss dafür sorgen, dass sich Vollmachten auch auf eben dieses Unternehmen erstrecken und über den Tod hinaus gelten. Lieferanten und Kreditinstitute stoppen andernfalls Belieferung und Kontovollmachten, bis die Verfügung durch etwaige Erben geklärt ist, und das kann dauern. In weniger dramatischen Situationen (ohne Todesfall) könnte jemand die Geschäfte führen, dem rechtzeitig zuvor Prokura erteilt wurde.
Alle, die bei einem Ausfall einspringen, müssen gegenüber Dritten eine Legitimation vorweisen können oder im besten Fall dort schon bekannt und legitimiert sein. Menschen aus dem privaten Umfeld müssen wissen, wo sie die geschäftlichen Informationen bekommen (hinterlegte Liste oder Team des Unternehmens). Im Unternehmen hingegen muss sichergestellt sein, dass die geschäftlichen Abläufe auch von Mitarbeitenden ausgeführt werden können. Am besten fragt man sich bei jeder Tätigkeit: „Wer macht es, wenn ich weg bin und bis auf Weiteres keine Anweisung geben kann?“
Und wenn man keine Prokura vergeben möchte und auch die Passworte nicht teilen will? Man kann alle Informationen bei einer Vertrauensperson hinterlegen, die nur in genau definierten Fällen Kontodaten und Passworte herausgibt. Noch wichtig: regelmäßige Aktualisierung von Zugangsdaten, Ansprechpartnern und Vertretungen. Sonst ist im Fall der Fälle doch nichts geklärt.